- Informations pour les Clubs de Surf

Personne référente auprès de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale 64 : 
Nathalie Dicharry 05 40 17 28 35  
 
 
Pour toute structure qui souhaite organiser un stage, en France ou à l’étranger, il y a obligation de déclarer le stage auprès de la DDCS 64 à partir d'1 nuit en dehors du domicile + à partir de 7 pers (conditions cumulatives). 
La déclaration doit être réalisée 2 mois avant dans le cadre d'un déplacement Club Associatif.  
Cette procédure n’est pas valable pour les structures privées, la démarche est différente, il faut justifier de diplômes supplémentaires, notamment dans le domaine de l’encadrement. 
 
Pour ce faire, il faut:
- créer un compte organisateur en ligne en vous rendant sur le site du ministère des droits des femmes, de la ville, de la jeunesse et des sports : 
- remplir un formulaire d'attestation et réaliser la déclaration d'un accueil avec hébergement  
- une fois le numéro obtenu, réaliser la télé déclaration avec la fiche initiale, puis la fiche complémentaire à préciser 8 j avant 
- proposer un projet éducatif
 
 
Le référent principal du stage doit avoir au moins 21 ans. Il sera le responsable du stage et c'est à lui qu'on s'adresse pour tout problème ou renseignement. 
En cas de mixité chez les pratiquants il est très fortement conseillé de prévoir un cadre féminin afin d’éviter tout malentendu ou problème d’encadrement (nuitée, intimité,…) 
 
Toutes les personnes participants au stage (enfants et encadrants) doivent être licenciées (même si bénévole) et la structure organisatrice doit soit être un club affilié à la FFS 
 
Sont exemptés de déclaration les déplacements pour une compétition, les jours de compétitions. 
Si un stage préparatoire est organisé, même dans le cadre d’une compétition, la déclaration est obligatoire. 
 
Il est conseillé de prévoir un minimum 2 encadrants majeurs afin de parer à toute situation en cas d'accidents... 
Pour un séjour avec hébergement à l'étranger il faut remplir la déclaration de sortie du territoire à retirer en mairie. 
Pour plus d’informations, se rendre sur la page des Services de l'Etat dans les Pyrénées Atlantiques
 
 
Au niveau de l’hébergement : 
- A l'étranger, il faut déclarer le lieu exact de l'hébergement 
- En France, il faut que les locaux soient agréés (demander le numéro d'agrément, ou se rapprocher de la DDCS) 
 
Au niveau de la nourriture : 
- Prévoir un planning des menus, 
- Variété dans les menus proposés,  
- Utilisation d’une glacière en état (en cas de contrôle) 
- Prévoir et prévenir de la nourriture de collectivité (afin de proposer ou pas tout ce qui est menu type végétarien, hallal,....) 
- Il est obligatoire de garder un échantillon de chaque chose mangée (garder 3j par aliment) en cas de maladie ou d’intoxication alimentaire. 
- On évite de garder des restes au niveau de la nourriture et il est conseillé de jeter plutôt que de risquer une intoxication alimentaire (surtout si les aliments sont conservés dans une glacière et pas dans un frigo). 
- Pour tous les aliments strictement réservés au personnel encadrant (type alcool ou autre) prévoir un autre frigo et éviter que ce soit à la portée des enfants 
 
Au niveau des sorties en ville: 
- Préférer les sorties en groupe (au moins 2 personnes), munis des pièces d'identité, le numéro à joindre de l'encadrant, … 
- En dessous de 11 ans pas d’enfant non accompagné 
 
 
Ce qu’il faut prévoir lors du séjour : 
- Mettre en place un registre du personnel, avec les différents contrats de travail, tous les renseignements, diplômes nécessaires concernant le personnel encadrant. 
- Même chose pour les enfants en stage avec un registre des enfants comportant toutes les attestations d'assurance, un récapitulatif des allergies, vaccins... 
- Prévoir un plan de secours sur place, avec les numéros d'urgence, registre d'infirmerie obligatoire, notifier toute la ″bobologie″ effectuée, se munir des prescriptions pour les médicaments réguliers des enfants. Tous les participants au stage (enfants et encadrants) doivent être à jour de leurs vaccins. 
- Pouvoir fournir tous les numéros de déclaration, d’organisateurs, les effectifs, .... 
- Il est judicieux de prévoir un extincteur portable dans le véhicule de transport.  
- Des autorisations parentales afin de transporter les enfants en véhicule 
- Se renseigner auprès des assurances pour un rapatriement, pour les cartes internationales de sécurités sociales (en général valable 1 an)  
- Un règlement intérieur du stage qui permet d’envisager le maximum de situations qui peuvent être rencontrées lors du stage : 
Conduite à tenir en cas de mauvais comportement, possibilité d'exclusion, qui vient chercher le mineur, comment, qui prend en charge les frais engagés supplémentaires, possibilité ou pas de remboursement, interdiction de fumer, que se passe-t-il si perte ou vol d’objets de valeur, d’argent, détérioration de matériel, quelles sont les responsabilités du mineurs, …. , autant de points à prévoir afin d’éviter tout désagrément.  
L’intérêt pour la structure organisatrice est de se décharger au maximum et que toutes les parties (les enfants et les parents) soient prévenues. 
 
 
 
 
Toutes ces recommandations dans le but de faciliter votre séjour et de parer à toute éventualité…. 
Pour toute question complémentaire, ne pas hésiter à contacter directement la personne référente auprès de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale 64 : 
Nathalie Dicharry au 05 40 17 28 35